Nota fiscal eletrônica: Qual é a sua finalidade?

A Nota Fiscal é um documento fiscal que registra uma transação comercial de produto ou serviço. A Emissão é obrigatória em todas as transações, pois é por meio dela que o governo cobra os devidos impostos das empresas. Se a emissão não ocorrer, a empresa pode ser penalizada por sonegação fiscal.

Para o empresário, a Nota Fiscal facilita o gerenciamento de suas finanças, incluindo o controle dos impostos pagos e do faturamento. Além disso, é uma prova da legitimidade do negócio em caso de auditorias fiscais.

Para o consumidor, ela é um comprovante de compra, que pode ser usado para solicitar garantia, troca ou devolução, e também como documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal, como a dedução de despesas no Imposto de Renda.

A nota fiscal é o elemento principal das relações comerciais confiáveis e garante a credibilidade das empresas no mercado. Desde 2006, a antiga forma de notas fiscais, impressas em talões, foi substituída pela nota fiscal eletrônica, que é mais prática e eficiente.

A emissão da nota fiscal eletrônica traz muitos benefícios, incluindo a redução de erros de preenchimento, como letras ilegíveis ou difíceis de serem lidas, e esquecimento de algumas informações. Além disso, o envio da nota fiscal eletrônica, que hoje pode ser feito por e-mail, previne a perda de documentos.

Os principais tipos de nota fiscal eletrônica 

Hoje em dia, existem cinco tipos principais de Notas Fiscais Eletrônicas, cada uma substituindo a versão física de documentos específicos. Além dessas, há também outros tipos de documentos fiscais aplicáveis a operações específicas.

Um modelo interessante de se conhecer é a Nota Fiscal de Importação, que se diferencia das demais, uma vez que é emitida por quem adquire produtos de fora para revender no Brasil, e não por quem realiza a venda.

Abaixo, confira os principais tipos de nota fiscal eletrônica:

1. Nota fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é a forma mais utilizada de nota fiscal digital, destinada a empresas do comércio. Ela foi criada para substituir as notas fiscais antigas (modelos 1 e 1A) nas transações de venda que envolvem o pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de
Mercadorias e Serviços).

Assim, a emissão da NF-e é obrigatória em todas as vendas de produtos que precisam pagar o ICMS, incluindo as vendas digitais.

A autenticidade da NF-e é garantida através da assinatura digital (emissora do documento) e pela autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado onde a empresa está registrada.

2. Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) registra a prestação de serviços, conforme o
nome sugere. Ela foi desenvolvida para substituir a antiga Declaração de Serviço (nota de blocos), um documento exigido pelo governo municipal e relacionado ao pagamento do Imposto Sobre Serviços (ISS).

Em muitos municípios, a NFS-e é gerada automaticamente por plataformas integradas ao
sistema da prefeitura. Se houver algum problema técnico ou outro obstáculo, a empresa de serviços pode usar o Recibo Provisório de Serviços (RPS) e convertê-lo em NFS-e na prefeitura dentro do prazo estabelecido (geralmente, em cerca de 10 dias). Este recibo serve como um documento fiscal temporário e é utilizado por empresas com alta volume de transações e limitações de conectividade — nesse caso, elas enviam lotes periódicos de RPS para conversão em NFS-e.

A NFS-e também tem algumas características específicas, como impostos estabelecidos por
cidade e registrados por códigos da prefeitura. Além disso, cada NFS-e se
refere a um tipo específico de serviço.

Vale destacar a NFS-e Nacional, um novo modelo padronizado de Notas Fiscais de Serviço. Este projeto governamental tem como objetivo facilitar a emissão de notas de serviço
e a fiscalização pela Receita. É semelhante à Nota Fiscal Eletrônica e visa unificar o processo de emissão em todo o país. Além disso, agiliza a rotina do empreendedor permitindo a emissão pelo celular.

3. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é um documento fiscal que registra transações de transporte de mercadorias por via rodoviária. Ele foi projetado para substituir vários outros documentos fiscais necessários para esse tipo de serviço, como os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.

Com o CT-e evita a necessidade de gerar faturas duplicadas e reduz significativamente a possibilidade de discrepâncias entre os registros nas notas e as cargas efetivamente transportadas por cada veículo.

A autenticidade do CT-e também é garantida pela assinatura digital do vendedor e pela aprovação da Sefaz.

4. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento usado no comércio para registrar a venda direta ao consumidor final. Foi criada para substituir o antigo cupom fiscal e a nota fiscal tipo 2, oferecendo uma alternativa eletrônica para os documentos físicos utilizados atualmente no varejo. 

Além disso, a NFC-e ajuda a reduzir custos e aprimora o controle fiscal, comprovando o que foi adquirido pelo consumidor e registrando os reais custos da transação. Em São Paulo, também é usada o modelo de Cupom Fiscal Eletrônico SAT, modelo 59, que possui a mesma finalidade que a NFC-e.

5. Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

A NFA-e é um documento fiscal eletrônico que é gerado individualmente por empresas que não tem obrigatoriedade de emitir a NF-e e que têm poucas transações comerciais. Por causa disso, é popularmente conhecido como a "nota fiscal do MEI", já que os microempreendedores individuais são o grupo principal que não precisa produzir as notas fiscais eletrônicas convencionais. 

A NFA-e é semelhante a uma nota fiscal convencional e pode ser emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado. É importante destacar que para pessoas físicas, a emissão dessas notas não é exigida. Além disso, recentemente, os microempreendedores foram dispensados da obrigação de utilizar um certificado digital para emitir esse documento.⁠

Vantagens de emitir nota fiscal eletrônica 

Há muitos benefícios na adoção de notas fiscais eletrônicas, que afetam positivamente as empresas, o governo e a sociedade. É uma chance de se livrar do desperdício de tempo e recursos financeiros.

Confira abaixo as principais vantagens de emitir notas fiscais eletrônicas:

Redução de gastos

Uma das principais vantagens ao usar a nota fiscal eletrônica é a significativa redução de despesas para a empresa. Com documentos digitais, é possível economizar em material de impressão e suprimentos, além de economizar espaço de armazenamento e tempo para os funcionários na organização de arquivos físicos.

Vale lembrar que, de acordo com a lei atual, é necessário manter os documentos fiscais por, pelo menos, 5 anos a partir da data de geração, tornando a digitalização uma vantagem ainda maior.

Aumento de produtividade

A NF-e também melhora a eficiência da equipe e acelera os processos da empresa. É muito mais rápido emitir documentos através dos sistemas de geração de notas fiscais. Além disso, os funcionários não precisam preencher cada nota fiscal do zero, já que o sistema armazena os dados dos clientes frequentes e oferece opções de preenchimento automático.

Com o registro prévio de clientes, produtos e serviços, a empresa acelera a geração de documentos fiscais e ganha tempo para focar nas tarefas mais críticas do negócio.

Melhor controle fiscal e financeiro

Outra vantagem da NF-e é simplificar a gestão financeira e fiscal da empresa com a digitalização de documentos.

É fácil de checar impostos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outras informações importantes que estão disponíveis online e podem ser consultadas a qualquer momento e local.

Aumento da confiança 

Credibilidade é a base das relações entre empresas e clientes, e a nota fiscal eletrônica aumenta a transparência nas transações.

Além de facilitar o trabalho do governo e reduzir a evasão de impostos, esses documentos fiscais estão disponíveis para consulta e aumentam a confiança dos negócios.

Vender para clientes distantes

Com a modernização dos processos, torna-se mais fácil atingir clientes de diferentes cidades, estados e até países. No passado, era possível enviar notas fiscais impressas por correio, mas isso era lento e havia riscos de perda ou danos aos documentos devido às muitas manipulações.

Redução de erros

A função de preenchimento automático, os avisos para informações incompletas ou incorretas e muitos outros recursos dos formulários de nota fiscal eletrônica são grandes vantagens para prevenir erros. Por conta disso, não possui rasuras, letras ilegíveis ou informações em branco.

5 etapas para gerar uma NF-e

Aprenda a emitir a NF-e com facilidade com nosso passo a passo completo, destinado a evitar dificuldades para empreendedores no ambiente digital.⁠

1. Descubra qual o tipo de nota que será emitido

Existem três tipos de NF-e, cada uma adequada para uma finalidade diferente, seja para bens, serviços ou vendas diretas.

- Produto: ⁠Notas para bens e mercadorias, disponíveis para compra e venda, remessas, retornos, devoluções, exportações, importações, entre outros.

- Serviço: ⁠Notas para serviços prestados.

- Consumidor: ⁠Notas para venda direta ao consumidor sem identificação, usadas em varejo, similar a um cupom fiscal.

A chave para escolher o tipo certo é entender qual é o tipo de operação que precisa ser registrado. É fundamental identificar qual dessas notas sua empresa precisa emitir, levando em conta as suas atividades comerciais.

2. Obtenha um certificado digital

Para tornar as notas fiscais eletrônicas válidas legalmente, o empresário precisará de um certificado digital, que serve como uma assinatura digital para pessoas jurídicas e permite realizar transações online com garantia de autenticidade. Ele deve ser adquirido de uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, como a Caixa Econômica Federal, a Serasa Experian e a Receita Federal.

Em 2021, o governo lançou uma assinatura digital gratuita para alguns grupos de pessoas. Na lista completa e atualizada de empresas autorizadas a vender o certificado digital pode ser encontrado no site da ICP-Brasil. O dono do negócio pode encontrar o documento na seção para empresas com o termo "NF-e" na nomenclatura, ou optar pelo e-CNPJ. A vantagem do certificado NF-e é que as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário, sem a necessidade de compartilhar o e-CNPJ e senha da empresa.

O empresário pode escolher entre dois tipos de certificado digital: o tipo A3, vendido como dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) e utilizado em apenas um computador por vez, e o tipo A1, um arquivo digital que pode ser instalado em vários computadores e acessado de qualquer dispositivo. Em ambos os casos, é necessário ir a uma Autoridade de Registro para que as informações sejam verificadas e validadas.

3. Faça o cadastro fiscal junto ao governo

Para iniciar a emissão de notas fiscais, será necessário fazer um cadastro fiscal junto ao governo e obter autorização do órgão responsável.

Aprenda sobre o processo para empresas de comércio e serviços:

Credenciamento de empresas de comércio

Para empresas de comércio, é necessário se registrar na Receita Estadual para emitir notas fiscais. O processo pode variar de acordo com a localidade, portanto, é recomendado buscar orientação de um contador para garantir o cumprimento da legislação local.

O órgão responsável pode levar até 15 dias para conceder a autorização de emissão de notas fiscais eletrônicas.⁠

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

⁠Para empresas prestadoras de serviços, será necessário se registrar junto à prefeitura para emitir a NFS-e. O processo pode ser realizado a partir do site da prefeitura da cidade, onde você pode preencher um formulário de credenciamento que gerará um protocolo para ser apresentado.

Será necessário apresentar os seguintes documentos: "Protocolo de solicitação de credenciamento", "Via original do CPF", "Documentos de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica".

Se tudo estiver correto, a senha será desbloqueada e um aviso será enviado por e-mail, permitindo o acesso ao sistema de geração de notas.

4. Escolha o emissor de nota fiscal eletrônica

Depois de ter obtido a aprovação do órgão competente, é hora de escolher a plataforma adequada para a emissão de sua nota fiscal eletrônica.

O empresário pode optar por dois caminhos: utilizar o sistema gratuito fornecido pela Sefaz (para NF-e) ou pela prefeitura (para NFS-e), ou escolher uma plataforma privada que esteja integrada ao sistema do governo.

Infelizmente, os emissores do governo não possuem integração ao sistema de gestão da empresa e possuem várias restrições, como a necessidade de digitar os dados novamente e a dificuldade em gerenciar grande quantidade de notas fiscais. ⁠Além disso, guardar as notas fiscais em seu próprio computador não é seguro, pois os arquivos podem ser danificados, perdidos ou mesmo roubados em caso de incidentes cibernéticos.

Felizmente, existem muitos sistemas de gestão de notas fiscais disponíveis no mercado que podem ser adquiridos a preços acessíveis e oferecem várias vantagens para o empreendedor. Dê uma olhada em nosso guia completo para escolher o melhor emissor de nota fiscal eletrônica.

5. Comece a emitir as notas fiscais

⁠Com autorização do governo, certificado digital e um emissor fiscal, já é possível começar a realizar emissão das notas fiscais eletrônicas. 

Na primeira utilização do sistema, certifique-se de que todas as informações estejam corretas, incluindo: registro na prefeitura, número do CNPJ, nome da empresa, forma de tributação e setor de atividade.